Tietosuojakäytäntö

Voimassa 1.9.2022 alkaen

Päivitetty viimeksi 1.9.2022

1. Esittely

Tämä käytäntö kuvaa, kuinka Workfinder Oy Ab (jäljempänä ”WF” tai ”me”, ”meitä”, ”meidän”) Rekisterinpitäjänä käsittelee asiakkaidemme (nykyisiä ja potentiaalisia), toimittajia ja ehdokkaita koskevia henkilötietoja.

Workfinderilla on seuraava yritystunnus ja yhteystiedot:

Yrityksen tunnus

3178792-6

Osoite

Iiris Palvelukeskus( 6.krs), Marjaniementie 74 00930 Helsinki

Puhelin

+358 50 359 8055

Nettisivu

https://workfinder.fi/

Jos sinulla on kysyttävää tai kommentteja tästä käytännöstä tai siitä, miten WF käsittelee henkilötietoja, ota meihin yhteyttä joko yllä mainittujen yleisten yhteystietojemme kautta tai suoraan GDPR-vastaavaamme:

Ahmed Hassan

Puhelin: +358 50 359 8055

Sähköposti: ahmed.hassan@workfinder.fi

WF pyrkii kaikissa kontakteissamme suojelemaan jokaisen henkilön koskemattomuutta, kun käsittelemme, tallennamme ja käsittelemme henkilön henkilötietoja. Toimimme voimassa olevien lakien (tietosuojalaki), GDPR:n (yleinen tietosuoja-asetus) sekä sitä täydentävien Suomen lakien mukaisesti.

Tässä käytännössä WF selittää, kuinka ja miksi keräämme ja käsittelemme henkilötietoja nykyisistä ja potentiaalisista asiakkaista, toimittajista ja ehdokkaista (tästä eteenpäin kutsumme näitä henkilöluokkia nimellä ”sinä”, ”sinun”). Kerromme myös lailliset oikeutesi WF:n suorittamaan henkilötietojesi käsittelyyn ja kuinka sinun tulee edetä näiden oikeuksien käyttämisessä, jos niin haluat.

MITÄ HENKILÖTIEDOT SISÄLTYY?

Henkilötiedot sisältävät kaikenlaisia ​​tietoja, joista voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa henkilö elossa olevaksi, kuten nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, valokuva, matkapuhelinnumero tai sähköpostiosoite. Yllä olevien esimerkkien lisäksi henkilötietoja ovat myös henkilötiedot, joista voidaan tunnistaa ammattilainen. Tämän vuoksi henkilötiedoiksi katsotaan myös työkokemus, mukaan lukien arvonimet, nykyiset ja aiemmat työnantajat, hallitustehtävät, jäsenyydet ammattijärjestöissä, koulutustausta, akateeminen pätevyys, työtodistukset, kielet tai muu pätevyys, lyhyesti sanottuna CV:ssä olevat tiedot.

2 Henkilötietojen käsittely

2.1 Yleisesti

Tämä käytäntö kattaa kaikki henkilötiedot, joita WF käsittelee ja jotka liittyvät WF:n nykyisiin ja potentiaalisiin asiakkaisiin, toimittajiin (tai näiden yhteyshenkilöihin) tai ehdokkaisiin. PP kerää, rekisteröi, tallentaa, järjestää, käsittelee, tiivistää, hyödyntää, esittää, poistaa tai muuten käsittelee sekä henkilö- että ammatillisia tietoja ammatillisista kontakteistamme.

Jos luet tätä käytäntöä, siirry suoraan tämän osan 2 osaan, joka kattaa tiedot suhteestasi WF asiakkaana, toimittajana tai ehdokkaana.

2.1 Asiakkaat

Potentiaaliset asiakkaat

WF kerää tai hankkii (julkisista lähteistä tai verkostomme henkilöiden suosituksista) ja tallentaa henkilötietoja asianmukaisille yhteyshenkilöille tai avainhenkilöille yrityksissä tai organisaatioissa palveluitamme varten. Keräämämme ja sinusta tallentamamme henkilötiedot ovat nimesi, arvonimesi ja edustamasi yritys tai organisaatio, yhteystietosi, ja rekisteröimme nämä tiedot tietokantaamme. Keräämme nämä tiedot tiedottaaksemme sinulle WF:stä ja WF:n palveluista. Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu, jonka olemme katsoneet tähän tarkoitukseen oikeutetuksi.

Asiakkaat

Jos sinä tai työnantajasi päätät ottaa WF:n johonkin palvelustamme, rajoitamme henkilötietojen keräämisen ja rekisteröinnin kattamaan sellaiset tiedot, jotka ovat tarpeen sopimuksemme täyttämiseksi, esim. nimi, arvonimi ja yritys tai organisaatio, jota edustat, yhteystiedot ja mahdollisesti joitain lisätietoja. Keräämme nämä tiedot, kun hyväksyt ehdotuskirjeemme. Henkilötietojesi käsittely perustuu oikeutettuun etuun, jonka avulla voimme täyttää velvollisuutemme työnantajaasi kohtaan asiakkaana sekä turvata oikeutemme hyväksytyn ehdotuksen mukaisesti.

Yhteistä yksityisille nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille

WF käsittelee henkilötietoja. Tietokantojamme hallinnoivat IT-palveluntarjoajamme/alikäsittelijät käsittelevät myös henkilötietojasi. Teemme tietojenkäsittelysopimuksia jokaisen alikäsittelijämme kanssa varmistaaksemme, että heidän henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan GDPR-vaatimuksia.

Lopetamme henkilötietojesi käsittelyn, jos vastustat käsittelyämme, emmekä pysty tunnistamaan käsittelyllemme laillista perustetta tai kun käsittelymme tarkoitus lakkaa.

2.3 Toimittajat

WF kerää ja tallentaa henkilötietojasi pääyhteyshenkilönä jollakin toimittajistamme. WF kerää ja tallentaa henkilötietojasi, jotta voimme noudattaa asianmukaisesti sopimustamme edustamasi yrityksen tai organisaation kanssa. Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, jonka avulla voimme täyttää velvoitteemme työnantajaasi kohtaan sekä turvata oikeutemme hyväksytyn sopimuksen mukaisesti.

Henkilötietojesi käsittely päättyy, kun käsittelymme tarkoitus lakkaa.

2.4 Ehdokkaat

Keitä pidämme ehdokkaina?

Ehdokkaat ovat henkilöitä, joiden henkilötietoja WF käsittelee, koska henkilöt voivat olla kiinnostavia rekrytointitehtävässä, jota hallinnoimme asiakkaamme puolesta.

Henkilötietojen käsittelymme rekrytointivaiheessa.

Henkilötietosi voivat tulla meille joko suoraan sinulta (rekisteröimällä CV:si verkkosivustollamme) tai vastaamalla johonkin rekrytointiilmoitukseemme. Keräämme, rekisteröimme ja käsittelemme henkilötietojasi, jotta voit tulla ehdokkaaksi ja jotta voimme arvioida sinua yhdessä asiakkaidemme puolesta hoitamistamme rekrytointitehtävistämme.

Tietojesi käsittely toimeksiannon rekrytointivaiheessa perustuu aktiiviseen suostumuksesi.

Käsittelemme henkilötietojasi ja aloitamme arvioimalla taustasi suhteessa rekrytointitehtävän pätevyyteen. Jos arvioimme ehdokkuuttasi toimeksiannon kannalta merkitykselliseksi, jaamme henkilötietosi asiakkaamme kanssa. Henkilötiedot, jotka jaamme sinusta asiakkaidemme kanssa, ovat aluksi hyvin rajallisia ja lyhyitä (lyhyt esitys, joka sisältää ammattinimikkeesi, työnantajien nimet ja koulutuksesi).

Kun etenemme rekrytointitehtävässä ja pysyt ehdokkaana rekrytointiprosessissa, jatkamme sinuun liittyvän tietämyksemme laajentamista ja päivittämistä ja varmistamme, että pätevyytesi täyttää tehtävän vaatimukset. Teemme tämän (i) haastatteluilla (sinulla ja mahdollisilla referensseillä), joista teemme myöhemmin yhteenvedon; ja (ii) kartoittamalla koulutuksesi, ammatilliset taitosi ja henkilökohtaiset ominaisuudet suhteessa (asiakkaamme) hyväksymään profiiliin. Otamme sitten referenssejä vahvistaaksemme ansiosi ja ammatilliset saavutuksesi sekä saadaksemme hyvän käsityksen työstäsi. Teemme referensseistä yhteenvedon.

Toimeksiantokohtaisia ​​henkilötietojasi käsittelevät WF-ammattilaiset, mikä on edellytys sille, että voimme toimittaa rekrytointipalvelumme asiakkaallemme. Toimeksiantokohtaiset henkilötietosi luovutetaan myös asiakkaillemme yllä olevan prosessikuvauksen mukaisesti. Henkilötietojasi käsittelevät myös tietokantojamme hallinnoivat järjestelmätoimittajamme/alikäsittelijät. Teemme tietojenkäsittelysopimuksia järjestelmätoimittajamme/alikäsittelijöidemme kanssa varmistaaksemme, että heidän henkilötietojesi käsittelyssä noudatetaan GDPR-vaatimuksia.

Jos olet antanut meille aktiivisen suostumuksesi, säilytämme henkilötietosi sisäisessä tietokannassamme. Kun olet tietokantamme jäsen, voimme arvioida sinut ehdokkaaksi ja sinuun voidaan ottaa yhteyttä tulevissa rekrytointitehtävissä, joiden näemme vastaavan profiiliasi.

Jos olet ollut ehdokkaana jossakin rekrytointiprosessissamme, poistamme sinusta sellaiset tiedot, joilla emme katso olevan merkityksellisiä tulevassa rekrytointitehtävässä. Henkilötietojasi säilytetään sisäisessä järjestelmässämme, kunnes peruutat aktiivisen suostumuksesi tai kunnes tarkoituksemme henkilötietojesi tallentamiseksi lakkaa. Poistamme jatkuvasti sellaisia ​​sinua koskevia henkilötietoja, joita pidämme epäolennaisina tulevien rekrytointitehtävien kannalta.

Henkilötietojesi käsittely, jos sinulle tarjotaan toimeksiantoa

Jos joku asiakkaamme tarjoaa sinulle toimeksiannon, teet työsopimuksen kanssamme. Keräämme ja tallennamme sinusta lisätietoja, joiden avulla voimme työnantajana täyttää velvollisuutemme sinua kohtaan työntekijänä.

Ilmoitamme sinulle (työntekijänä) henkilötietojesi käsittelystä, kun aloitat työsuhteesi, ja keräämme myös tässä vaiheessa sinulta tarpeelliset ja lisätiedot.

3 Käsittely, joka perustuu aktiiviseen suostumukseen

Voit milloin tahansa peruuttaa aktiivisen suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, osittain tai kokonaan, lähettämällä meille sähköpostia osoitteeseen: info@workfinder.fi. Kun olemme vastaanottaneet aktiivisen suostumuksesi peruutuksen, poistamme henkilötietosi määritystesi mukaisesti.

4 Tietoturva

WF ryhtyy tarvittaviin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin henkilötietojen suojaamiseksi tahattomalta tai laittomalta tuhoutumiselta tai tahattomalta katoamiselta, muuttamiselta, luvattomalta leviämiseltä tai pääsyltä, erityisesti jos käsittelyyn kuuluu tietojen siirtäminen verkossa, sekä kaikkea muuta laitonta käsittelyä vastaan. tiedoistasi. Henkilötietojen suojaamiseksi toteuttamamme turvallisuustoimenpiteet ovat oikeassa suhteessa vahinkoriskiin ja suojattujen tietojen tyyppiin. Meillä on korkea turvallisuustaso tietokoneissamme, salatuissa kannettavissa tietokoneissamme ja salasanalla suojatuissa matkapuhelimissamme.

5 Sinun oikeutesi

5.1 Oikeus tutustua henkilötietoihisi.

Voit aina pyytää kopion henkilötiedoistasi ja varmistaa, että tiedot ovat oikein.

5.2 Oikeus oikaisuun

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat virheelliset tiedot tai päivittää henkilötietosi sekä lisätä tietoja rekisteröityyn tietueeseen.

5.3 Oikeus poistaa

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista, jos tietoja ei enää tarvita käsittelymme tarkoituksessa tai jos meille ei ole asetettu lakisääteisiä vaatimuksia tietojen säilyttämiselle jossain määrin.

5.4 Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on oikeus pyytää, että tietojesi käsittelyä rajoitetaan, jos: (i) katsot, että yksi tai useampi sinusta meillä olevista henkilötiedoista on virheellinen ja tarvitsemme tietyn ajan vahvistaaksemme tämän (rajoitus käsittelymme säilyy, kun tarkistamme tiedot); (ii) käsittelyllä ei ole laillista perustetta tai se ei ole enää tarpeen tarkoitukseemme, mutta et halua, että tietojasi poistetaan; tai (iii) vastustat tietojesi käsittelyä ja tarvitsemme tietyn ajan seuraavassa kohdassa 5.5 tarkoitetun vastalauseesi tarkistamiseen (käsittelymme rajoitus on voimassa niin kauan kuin meidän on tarkistettava vastusteesi perusteet) .

5.5 Oikeus vastustaa

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun (vain) lainmukaista oikeutettua etua sovelletaan. Kun vaadit oikeuttasi vastustaa, sinun tulee ilmoittaa vastustamisesi syy, ja sen jälkeen harkitsemme, ovatko vastustuksestasi johtuvat syyt suurempia kuin oikeutettu etu, johon käsittelymme perustuu. Niissä tapauksissa, joissa olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä ja jos tarkoituksemme on markkinointi, sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa tällaista käsittelyä ja lopetamme henkilötietojesi käsittelyn tähän tarkoitukseen.

5.6 Oikeus tietojen siirrettävyyteenSinulla on oikeus peruuttaa tai siirtää toiselle rekisterinpitäjälle kaikki henkilötiedot, jotka olet rekisteröinyt meille ja antanut aktiivisen suostumuksesi käsittelyllemme, tai henkilötietoja, joita käsittelemme sinusta täyttääksemme kanssasi tekemämme sopimussopimuksen. Vaihtoehtoisesti, jos se on teknisesti mahdollista, sinulla on oikeus pyytää meitä siirtämään henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

5.7 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto/Tietosuojavaltuutetun toimisto)

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelymme rikkoo voimassa olevaa lainsäädäntöä, lähetä ensin valituksesi meille sähköpostitse tai soita meille käyttämällä tämän tietosuojaselosteen alussa mainittuja yhteystietoja. Sinulla on myös oikeus tehdä valituksesi valvontaviranomaiselle – Tietosuojavaltuutetun toimistolle/Tietosuojavaltuutetun toimistolle: tietosuoja@om.fi.

WF:n tietosuojakäytäntöä päivitetään jatkuvasti. Kun päivitämme, lataamme ja päivitämme uusimman version verkkosivustollemme.

Jos sinulla on kysyttävää käytännöstämme tai henkilötiedoistasi, lähetä meille sähköpostia osoitteeseen: info@workfinder.fi.